Przejdź do treści
    Zwyrtek
    People Operations

    People Operations Managed Services.

    Przejmujemy odpowiedzialność za codzienną operacyjną obsługę procesów pracowniczych — od kadr i płac, przez administrację HR i raportowanie, po automatyzację, AI oraz zarządzanie zmianą.

    Nie jesteśmy wyłącznie dostawcą usług kadrowo-płacowych. Tworzymy zewnętrzny zespół HR Operations, który wspiera pracodawców w sprawnym zarządzaniu całym cyklem życia pracownika oraz zapewnia zarządowi wiarygodne dane do podejmowania decyzji.

    Umów konsultacjęKsięgowość, kadry i płace
    Fundament

    Fundamentem People Operations jest poprawnie prowadzona obsługa kadrowo-płacowa.

    People Operations Managed Services nie zastępuje outsourcingu kadr i płac — rozwija go. Wszystkie procesy operacyjne opierają się na rzetelnie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, prawidłowym naliczaniu wynagrodzeń oraz zgodności z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

    Poznaj outsourcing księgowości, kadr i płac
    Definicja

    Czym są People Operations?

    People Operations to sposób zarządzania procesami pracowniczymi, w którym każdy proces ma właściciela, termin, miarę i dane. Poniższy model dojrzałości pokazuje, czym różni się naliczanie płac od realnego zarządzania operacjami pracowniczymi.

    1. 01Payroll

      Naliczenie wynagrodzeń, składek i podatków. Wąski, techniczny zakres — kończy się na liście płac i deklaracjach.

    2. 02Kadry

      Umowy, akta osobowe, ewidencje, urlopy, świadectwa pracy. Zgodność formalna z prawem pracy, bez wpływu na organizację procesów.

    3. 03HR Administration

      Obsługa dokumentów, badań, szkoleń BHP, benefitów i zaświadczeń. Administracja rośnie razem z zatrudnieniem i zaczyna wymagać własnego zespołu.

    4. 04HR Operations

      Uporządkowane procesy: kto odpowiada za onboarding, jak przebiega zmiana stanowiska, jak wygląda offboarding, jakie są terminy i punkty kontrolne.

    5. 05People Operations

      Procesy pracownicze zarządzane jak operacje biznesowe: właściciel procesu, SLA, dane, raportowanie dla zarządu i CFO, automatyzacja oraz ciągłe doskonalenie.

    Wniosek: większość organizacji nie potrzebuje od razu dużego działu HR. Potrzebuje uporządkowanych procesów operacyjnych — z jasną odpowiedzialnością, terminami i danymi.

    Punkt wyjścia

    Z jakimi problemami zgłaszają się pracodawcy?

    • HR tonie w administracji.

      Zespół HR spędza większość czasu na dokumentach, zaświadczeniach i odpowiadaniu na pytania. Na projekty rozwojowe i wsparcie menedżerów nie zostaje przestrzeni.

    • Nikt nie wie, kto odpowiada za onboarding.

      Część zadań realizuje HR, część menedżer, część IT. Nowy pracownik trafia w lukę organizacyjną, a firma traci pierwsze tygodnie jego pracy.

    • Bałagan w dokumentach pracowniczych.

      Akta osobowe są niekompletne, część dokumentów istnieje wyłącznie papierowo, a odtworzenie historii zatrudnienia zajmuje godziny. Przy kontroli to realne ryzyko.

    • Nikt nie pilnuje badań i uprawnień.

      Terminy badań okresowych, szkoleń BHP i uprawnień branżowych są rozproszone po arkuszach i skrzynkach mailowych. Przypomnienia zależą od pamięci jednej osoby.

    • Pracownicy wysyłają setki maili do HR.

      Zaświadczenia, urlopy, benefity, pytania o wynagrodzenie. Brak jednego kanału zgłoszeń sprawia, że sprawy giną i wracają w formie eskalacji.

    • Dane kadrowe są niespójne.

      System kadrowy, arkusze menedżerów i dane księgowe pokazują inne stany zatrudnienia. Każdy raport wymaga ręcznego uzgadniania liczb.

    • CFO nie zna realnych kosztów zatrudnienia.

      Koszt pracy jest widoczny dopiero po zamknięciu miesiąca i wyłącznie zbiorczo. Brakuje ujęcia per dział, projekt, lokalizacja czy typ umowy.

    • Zarząd nie widzi rotacji.

      Odejścia są opisywane anegdotycznie, bez wskaźników, trendów i kosztu zastąpienia pracownika. Decyzje zapadają na podstawie wrażeń.

    • Brakuje dashboardów HR.

      Raporty powstają ręcznie, na żądanie, w różnych formatach. Każde pytanie zarządu uruchamia kilkudniową pracę analityczną.

    • Onboarding trwa zbyt długo.

      Sprzęt, dostępy, szkolenia i dokumenty są uruchamiane sekwencyjnie. Pracownik osiąga pełną produktywność znacznie później, niż zakładał budżet.

    • Offboarding jest chaotyczny.

      Rozliczenie urlopów, odbiór sprzętu, odcięcie dostępów i dokumenty końcowe nie mają jednej listy kontrolnej. Powstają ryzyka prawne i bezpieczeństwa.

    • Firma rośnie szybciej niż HR.

      Procesy zaprojektowane dla 60 osób obsługują 250. Skala rośnie skokowo, a struktura HR pozostaje ta sama.

    • HR pracuje wyłącznie operacyjnie.

      Nie ma czasu na rozwój, ocenę, planowanie zatrudnienia i wsparcie menedżerów. HR jest postrzegany jako funkcja administracyjna.

    • Brakuje automatyzacji.

      Te same dane wprowadzane są kilkukrotnie, w kilku narzędziach. Firma płaci za czas, który powinien być obsłużony przez workflow.

    • Pracownicy nie korzystają z systemów.

      Firma kupiła system HR, ale wnioski nadal krążą mailem. Wdrożenie zatrzymało się na etapie licencji, bez zmiany nawyków.

    • Nie wiadomo, kto odpowiada za proces.

      Proces istnieje, ale nie ma właściciela, terminów ani miary skuteczności. Przy nieobecności jednej osoby wszystko się zatrzymuje.

    • Każda spółka w grupie robi to inaczej.

      Grupa kapitałowa nie ma wspólnych standardów kadrowych. Porównanie danych między spółkami wymaga ręcznej pracy i przyjmowania założeń.

    • Wiedza jest w głowie jednej osoby.

      Odejście kadrowej oznacza utratę know-how o procesach, wyjątkach i historii decyzji. Firma nie ma udokumentowanego procesu.

    Model usługi

    Cztery poziomy współpracy.

    Poziomy tworzą naturalną ścieżkę rozwoju współpracy. Można zacząć od zgodności kadrowo-płacowej i rozszerzać zakres o administrację, dane oraz transformację procesów.

    01

    People Core

    Fundament zgodności kadrowo-płacowej.

    • kadry
    • płace
    • ZUS
    • PIT
    • PPK
    • akta osobowe
    • umowy
    • świadectwa pracy
    • compliance
    • wsparcie przy PIP
    • monitoring zmian prawa
    • SLA
    02

    People Operations

    Pełna administracja cyklu życia pracownika.

    • onboarding
    • offboarding
    • HR Helpdesk
    • komunikacja pracownicza
    • benefity
    • badania
    • BHP
    • sprzęt
    • dostępy
    • checklisty
    • przypomnienia
    • administracja HR
    03

    People Insights & Analytics

    HR oparty na danych i wspierający decyzje zarządcze.

    • dashboardy
    • controlling personalny
    • koszty pracy
    • absencje
    • rotacja
    • budżety
    • prognozy
    • raporty dla CFO
    • raporty dla zarządu
    • uzgadnianie danych z księgowością
    04

    People Transformation

    Transformacja procesów pracowniczych.

    • AI
    • automatyzacja
    • digitalizacja
    • workflow
    • chatboty
    • self-service
    • AI Assistants
    • AI Act
    • change management
    • szkolenia
    Cykl życia pracownika

    Jak wygląda cykl życia pracownika?

    1. Rekrutacja
      Po stronie firmy

      Pozostaje po stronie firmy — nie jesteśmy agencją rekrutacyjną.

    2. Onboarding
      Przejmujemy

      Dokumenty, badania, szkolenia, dostępy, sprzęt, checklisty i terminy.

    3. Administracja
      Przejmujemy

      Akta osobowe, umowy, aneksy, ewidencje, zaświadczenia, kadry i płace.

    4. Rozwój
      Wspólnie

      Ewidencja szkoleń, uprawnień i budżetów; decyzje rozwojowe po stronie firmy.

    5. Zmiany stanowiska
      Przejmujemy

      Aneksy, przeliczenia wynagrodzeń, aktualizacja danych i uprawnień.

    6. Absencje
      Przejmujemy

      Urlopy, zwolnienia, nieobecności, rozliczenia i raportowanie absencji.

    7. Benefity
      Przejmujemy

      Zgłoszenia, zmiany, rozliczenia, potrącenia i komunikacja z dostawcami.

    8. Raportowanie
      Przejmujemy

      Koszty pracy, FTE, rotacja, dashboardy dla zarządu i CFO.

    9. Offboarding
      Przejmujemy

      Rozliczenie, dokumenty końcowe, odbiór sprzętu, odcięcie dostępów.

    Zakres kompetencji

    People Operations to więcej niż kadry i płace.

    People Operations
    • Kadry
    • Płace
    • Prawo pracy
    • Compliance
    • Finanse
    • Controlling
    • AI
    • Automatyzacja
    • HR
    • ERP
    • Workflow
    • Change Management
    • Dashboardy
    • Governance

    Jeden zespół. Jedna odpowiedzialność operacyjna. Jedno źródło danych o zatrudnieniu.

    Praktyka

    Typowe projekty.

    • Producent, 250 osób

      Przejęcie kadr, płac i administracji HR dla zakładu produkcyjnego z pracą zmianową oraz rozliczaniem nadgodzin.

    • Sieć handlowa, kilkanaście lokalizacji

      Ujednolicenie obsługi kadrowej wszystkich punktów, jeden kanał zgłoszeń i wspólny kalendarz badań oraz szkoleń.

    • Grupa kapitałowa, 5 spółek

      Wspólne standardy procesów pracowniczych i jedno raportowanie zatrudnienia dla całej grupy.

    • Firma rodzinna, 120 osób

      Profesjonalizacja HR po latach nieformalnych praktyk: opisane procesy, dokumentacja, podział odpowiedzialności.

    • Software house, 180 osób

      People Analytics: koszt zespołów projektowych, rotacja, FTE i prognoza budżetu wynagrodzeń.

    • Firma produkcyjna, wysoka rotacja

      Automatyzacja onboardingu — workflow uruchamiający dokumenty, badania, sprzęt i dostępy jednym zgłoszeniem.

    • Spółka usługowa, 90 osób

      Uruchomienie HR Helpdesku z SLA dla zgłoszeń pracowniczych i menedżerskich.

    • Holding, 400 osób

      Dashboard kosztów pracy uzgadniany z księgowością, dostępny dla zarządu i CFO w cyklu miesięcznym.

    • Firma w transformacji, 300 osób

      Reorganizacja struktury: aneksy, komunikacja, harmonogram zmian i wsparcie change management.

    • Podmiot z kapitałem zagranicznym

      Obsługa kadrowo-płacowa zgodna z polskim prawem oraz raportowanie w standardzie grupy właścicielskiej.

    Przykłady są zanonimizowane. Więcej opisów współpracy znajdą Państwo w sekcji case studies.

    Wdrożenie

    Jak wygląda wdrożenie?

    1. 01

      Analiza obecnych procesów

      Mapujemy stan faktyczny: dokumenty, systemy, przepływy, wyjątki i realne obciążenie zespołu.

    2. 02

      Podział odpowiedzialności

      Ustalamy, co przejmujemy, co pozostaje po stronie firmy i jakie są punkty styku oraz SLA.

    3. 03

      Migracja

      Przenosimy dane, akta, ewidencje i konfigurację systemów. Weryfikujemy kompletność i zgodność.

    4. 04

      Uruchomienie

      Startujemy obsługę operacyjną: kadry, płace, helpdesk, kalendarz terminów i raportowanie.

    5. 05

      Stabilizacja

      Domykamy wyjątki, korygujemy procesy, mierzymy terminowość i jakość obsługi zgłoszeń.

    6. 06

      Rozwój

      Wprowadzamy automatyzację, self-service, analitykę i kolejne poziomy współpracy.

    People Insights & Analytics

    People Analytics.

    Dane kadrowe mają wartość wtedy, gdy odpowiadają na pytania zarządu i CFO, a nie wtedy, gdy są kompletne w systemie. Dlatego raportowanie budujemy wokół decyzji: budżetu zatrudnienia, obsady, kosztu projektów i ryzyka rotacji.

    • koszty pracy w podziale na działy, lokalizacje i projekty
    • FTE i struktura zatrudnienia
    • absencje i ich koszt
    • nadgodziny i praca zmianowa
    • rotacja oraz koszt zastąpienia pracownika
    • budżety wynagrodzeń i ich wykonanie
    • prognozy kosztów zatrudnienia
    • KPI HR (czas onboardingu, terminowość, obsługa zgłoszeń)
    • dashboard zarządu
    • dashboard CFO

    Uzgadnianie z księgowością: wszystkie wartości kosztowe uzgadniamy z danymi księgowymi. Raport HR i sprawozdanie finansowe pokazują te same liczby, więc CFO nie musi godzić dwóch źródeł prawdy. Szerszy kontekst opisujemy w usłudze księgowości, kadr i płac oraz w doradztwie biznesowym.

    Technologia

    AI w procesach pracowniczych.

    Nie wdrażamy AI dla samego AI. Zaczynamy od procesu i miejsc, w których powstaje powtarzalna praca, opóźnienia oraz błędy. Dopiero potem dobieramy narzędzia — najczęściej w ramach transformacji cyfrowej i praktyki sztucznej inteligencji.

    • Automatyczne odpowiedzi HR

      Powtarzalne pytania pracowników obsługiwane natychmiast, z odesłaniem do aktualnej procedury.

    • Klasyfikacja zgłoszeń

      Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby i kolejki bez ręcznego sortowania skrzynki.

    • Przypomnienia i terminy

      Badania, szkolenia, uprawnienia i końce umów pilnowane automatycznie, z eskalacją do menedżera.

    • AI Assistant HR

      Asystent odpowiadający na pytania w oparciu o firmowe procedury i regulaminy, a nie ogólną wiedzę modelu.

    • Workflow

      Onboarding, zmiana stanowiska i offboarding jako uruchamiane jednym kliknięciem sekwencje zadań.

    • OCR dokumentów

      Odczyt i indeksowanie dokumentów kadrowych zamiast ręcznego przepisywania danych.

    • Digitalizacja akt

      Uporządkowanie i elektronizacja dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami prawa.

    • Baza wiedzy

      Jedno źródło aktualnych procedur, dostępne dla pracowników i menedżerów.

    • Analiza dokumentów

      Porównywanie umów, aneksów i regulaminów pod kątem spójności i ryzyk.

    • Zgodność z AI Act

      Dobór zastosowań AI z uwzględnieniem klasyfikacji ryzyka, nadzoru człowieka i ochrony danych.

    Role decyzyjne

    Najczęściej współpracujemy z.

    • Właściciele

      Chcą przewidywalności kosztów i braku zależności od pojedynczych osób w organizacji.

    • CFO

      Potrzebują wiarygodnych danych o koszcie pracy, prognoz i uzgodnienia z księgowością.

    • COO

      Odpowiadają za ciągłość operacyjną, obsadę zmian i terminowość procesów.

    • HR Manager

      Chcą odzyskać czas na projekty rozwojowe zamiast obsługi administracyjnej.

    • Office Manager

      Często realizują zadania kadrowe obok głównych obowiązków — potrzebują wsparcia i procedur.

    • Dyrektor Personalny

      Buduje strategię personalną i potrzebuje sprawnego, mierzalnego zaplecza operacyjnego.

    • Zarządy

      Oczekują raportowania, zgodności i ograniczenia ryzyka związanego z zatrudnieniem.

    • Dyrektor Operacyjny

      Potrzebuje szybkiego onboardingu i danych o absencjach oraz nadgodzinach.

    Start współpracy

    Jak wygląda pierwsza konsultacja?

    1. 01

      Poznanie procesów

      Rozmawiamy o tym, jak dziś działają kadry, płace, onboarding, zgłoszenia i raportowanie.

    2. 02

      Mapa odpowiedzialności

      Ustalamy, kto realnie odpowiada za poszczególne procesy i gdzie powstają luki.

    3. 03

      Identyfikacja ryzyk

      Wskazujemy ryzyka prawne, dokumentacyjne, danych i ciągłości działania.

    4. 04

      Rekomendacja modelu

      Proponujemy poziom współpracy, zakres przejęcia procesów i plan wdrożenia.

    Zakres wyłączeń

    Czego nie robimy?

    • Nie jesteśmy agencją rekrutacyjną

      Nie prowadzimy rekrutacji ani selekcji kandydatów. Przejmujemy procesy od momentu decyzji o zatrudnieniu.

    • Nie jesteśmy software house

      Nie budujemy systemów od zera. Projektujemy procesy i wdrażamy dostępne narzędzia oraz automatyzacje.

    • Nie prowadzimy leasingu pracowników

      Pracownicy pozostają zatrudnieni przez Państwa firmę. Przejmujemy obsługę procesów, nie zatrudnienie.

    • Nie jesteśmy agencją pracy tymczasowej

      Nie dostarczamy personelu tymczasowego ani nie pośredniczymy w zatrudnieniu.

    • Nie jesteśmy doradcą personalnym

      Nie prowadzimy ocen kompetencji ani coachingu. Naszą rolą jest operacyjne zarządzanie procesami pracowniczymi.

    Naszą rolą jest przejęcie operacyjnych procesów pracowniczych oraz odpowiedzialności za ich terminowość, zgodność i mierzalność. Kwestie prawne rozstrzygamy razem z doradztwem prawnym, a skutki podatkowe form zatrudnienia i świadczeń — z doradztwem podatkowym.

    Powiązane

    Zobacz także.

    FAQ

    Najczęstsze pytania.

    Outsourcing kadr i płac obejmuje naliczenie wynagrodzeń, prowadzenie dokumentacji i rozliczenia z ZUS oraz urzędem skarbowym. To zakres techniczny, rozliczany zwykle za liczbę etatów. People Operations Managed Services idzie dalej: przejmujemy odpowiedzialność za przebieg procesów pracowniczych w całym cyklu życia pracownika — od onboardingu, przez administrację, absencje i benefity, po offboarding. Do tego dochodzi jeden kanał zgłoszeń dla pracowników i menedżerów, kalendarz terminów, raportowanie kosztów pracy uzgodnione z księgowością oraz stopniowa automatyzacja. Klient nie kupuje wyłącznie usługi rozliczeniowej, lecz zewnętrzny zespół HR Operations działający na ustalonych poziomach obsługi. Kadry i płace pozostają fundamentem, ale są jednym z czterech poziomów współpracy.

    Nie zastępujemy funkcji strategicznej HR. Przejmujemy warstwę operacyjną i administracyjną, żeby wewnętrzny zespół mógł zająć się tym, czego nie da się zlecić na zewnątrz: kulturą organizacji, rozwojem ludzi, wsparciem menedżerów i planowaniem zatrudnienia. W mniejszych organizacjach, które nie mają wyodrębnionego HR, faktycznie pełnimy rolę zewnętrznego zespołu HR Operations i współpracujemy bezpośrednio z zarządem lub Office Managerem. W firmach z rozbudowanym HR działamy jako zaplecze wykonawcze: obsługujemy dokumenty, zgłoszenia, terminy i raporty. Zakres zawsze ustalamy w mapie odpowiedzialności, żeby nie było obszarów niczyich ani dublowania pracy.

    Tak. Onboarding jest jednym z pierwszych procesów, które przejmujemy, ponieważ najszybciej widać efekt uporządkowania. Prowadzimy kompletowanie dokumentów, skierowania na badania, szkolenia BHP, ewidencję uprawnień, listy kontrolne dla menedżera oraz koordynację sprzętu i dostępów z działem IT. Ustalamy terminy i punkty kontrolne, dzięki czemu nowy pracownik ma przygotowane stanowisko pierwszego dnia. Rekrutacja i decyzja o zatrudnieniu pozostają po stronie firmy — przejmujemy proces od momentu akceptacji kandydata. W kolejnych etapach współpracy onboarding można zautomatyzować: jedno zgłoszenie uruchamia sekwencję zadań, przypomnień i dokumentów.

    Tak. Offboarding prowadzimy według jednej listy kontrolnej, bo to proces, w którym najczęściej powstają ryzyka prawne i ryzyka bezpieczeństwa. Obsługujemy dokumenty rozwiązania stosunku pracy, rozliczenie urlopów i innych świadczeń, świadectwo pracy, wyrejestrowania oraz rozliczenie końcowe. Koordynujemy odbiór sprzętu, odcięcie dostępów do systemów, zamknięcie kont pocztowych i przekazanie obowiązków. Prowadzimy również ewidencję powodów odejść, która zasila raportowanie rotacji dla zarządu. W sytuacjach spornych lub przy zwolnieniach grupowych współpracujemy z naszym zespołem prawnym, żeby dokumentacja i harmonogram były zgodne z przepisami prawa pracy.

    Tak. HR Helpdesk to jeden kanał zgłoszeń dla pracowników i menedżerów, z określonym czasem reakcji i rozwiązania. Obsługujemy pytania o wynagrodzenia, urlopy, zaświadczenia, benefity, umowy i procedury. Każde zgłoszenie jest rejestrowane, klasyfikowane i przypisane do właściciela, dzięki czemu sprawy nie giną w prywatnych skrzynkach mailowych. Raportujemy liczbę zgłoszeń, ich strukturę i terminowość obsługi, co pokazuje, gdzie procesy generują najwięcej pytań i co warto uprościć lub zautomatyzować. Helpdesk można uruchomić w kanale mailowym, w systemie ticketowym klienta lub w narzędziu udostępnionym przez nas.

    Tak. Przygotowujemy dokumentację, kompletujemy akta osobowe, ewidencje czasu pracy i dowody realizacji obowiązków pracodawcy. Uczestniczymy w przygotowaniu odpowiedzi na wystąpienia i zalecenia pokontrolne oraz wskazujemy, które obszary wymagają korekty przed kontrolą. Jeżeli sprawa wymaga oceny prawnej lub reprezentacji, angażujemy zespół doradztwa prawnego Zwyrtek Group. Prowadzimy również przeglądy prewencyjne: sprawdzamy kompletność dokumentacji, terminy badań i szkoleń, poprawność ewidencji czasu pracy oraz regulaminy. Taki przegląd zwykle wykonujemy na starcie współpracy, żeby przejąć procesy ze znanym poziomem ryzyka, a nie z niespodziankami.

    Tak. Dashboard jest standardowym elementem poziomu People Insights & Analytics. Budujemy widoki dla zarządu i dla CFO: zatrudnienie i FTE, koszty pracy w podziale na działy, lokalizacje i projekty, absencje, nadgodziny, rotację oraz wykonanie budżetu wynagrodzeń. Dane pochodzą z systemu kadrowo-płacowego i są uzgadniane z księgowością, żeby raport HR i sprawozdanie finansowe mówiły to samo. Zakres i częstotliwość ustalamy z klientem — najczęściej jest to cykl miesięczny z komentarzem do odchyleń. Dashboardy budujemy w narzędziach, z których firma już korzysta, albo w rozwiązaniu, które wskażemy podczas analizy.

    Tak, i traktujemy to jako jeden z kluczowych elementów usługi. Raportujemy koszt całkowity zatrudnienia, a nie tylko wynagrodzenia brutto: składki pracodawcy, PPK, benefity, nadgodziny, rezerwy urlopowe i koszty rotacji. Prezentujemy dane w ujęciach potrzebnych do decyzji — per dział, lokalizacja, projekt, typ umowy i okres. Przygotowujemy również prognozy oraz porównanie planu z wykonaniem. Wszystkie wartości uzgadniamy z księgowością, żeby CFO nie musiał godzić dwóch źródeł danych. Dzięki temu rozmowa o kosztach zatrudnienia przestaje być rekonstrukcją liczb, a staje się analizą przyczyn i scenariuszy na kolejne miesiące.

    Tak, ale nie sprzedajemy AI jako celu samego w sobie. Zaczynamy od procesu: sprawdzamy, gdzie powstają opóźnienia, powtarzalna praca i błędy. Dopiero potem dobieramy narzędzia. Typowe zastosowania to klasyfikacja zgłoszeń, automatyczne odpowiedzi na powtarzalne pytania, asystent oparty na firmowych procedurach, OCR dokumentów i analiza spójności umów. Każde wdrożenie projektujemy z uwzględnieniem AI Act, ochrony danych osobowych i nadzoru człowieka nad decyzjami dotyczącymi pracowników. Nie automatyzujemy procesów, które wcześniej nie zostały uporządkowane — automatyzacja chaosu daje wyłącznie szybszy chaos. Więcej o naszym podejściu opisujemy w praktyce sztucznej inteligencji.

    Tak. Workflow to podstawowe narzędzie porządkowania procesów pracowniczych. Projektujemy przepływy dla onboardingu, zmiany stanowiska, wniosków urlopowych, benefitów, obiegu dokumentów i offboardingu. Każdy krok ma właściciela, termin i status, a system pilnuje przypomnień oraz eskalacji. Wdrażamy je w narzędziach, którymi firma już dysponuje — również w systemach naszych partnerów technologicznych — albo rekomendujemy rozwiązanie dopasowane do skali organizacji. Kluczowe jest jednak nie samo narzędzie, lecz uzgodniona wcześniej mapa odpowiedzialności. Bez niej workflow odwzorowuje istniejący bałagan. Dlatego kolejność jest zawsze taka sama: proces, odpowiedzialność, narzędzie, automatyzacja.

    Tak. Grupy kapitałowe i firmy wielooddziałowe to jedna z naszych podstawowych grup klientów. Ujednolicamy procesy między spółkami, zachowując różnice wynikające z odrębności prawnej, układów zbiorowych czy specyfiki zakładów. Prowadzimy obsługę kadrowo-płacową każdej spółki osobno, ale raportowanie budujemy również w ujęciu skonsolidowanym, żeby zarząd grupy widział zatrudnienie i koszty pracy w jednym miejscu. Ustalamy wspólne standardy dokumentów, kalendarza terminów i obsługi zgłoszeń. Przy transakcjach lub reorganizacjach wewnątrz grupy wspieramy przejścia zakładu pracy, współpracując z zespołem doradztwa prawnego i podatkowego.

    Tak. Obsługujemy polskie spółki należące do grup zagranicznych, w tym podmioty, które dopiero rozpoczynają działalność w Polsce. Prowadzimy kadry i płace zgodnie z polskim prawem, a jednocześnie przygotowujemy raportowanie w formacie wymaganym przez spółkę matkę — z uzgodnionym kalendarzem zamknięć i słownikiem pojęć. Komunikujemy się z centralą w języku angielskim i wyjaśniamy różnice między polskimi regulacjami a standardami grupy. Wspieramy również przy zatrudnianiu cudzoziemców w zakresie dokumentacyjnym oraz przy współpracy z doradcami imigracyjnymi. Szerszy kontekst wejścia na polski rynek opisujemy w sekcji Doing business in Poland.

    Tak. Reorganizacja HR to typowy moment, w którym firmy się do nas zgłaszają — najczęściej po odejściu kluczowej osoby, po szybkim wzroście zatrudnienia albo przed wdrożeniem nowego systemu. Zaczynamy od mapy procesów i odpowiedzialności: co jest realizowane, przez kogo, w jakim czasie i jakim kosztem. Następnie proponujemy podział na zadania, które warto zatrzymać wewnątrz, i te, które lepiej przejąć na zewnątrz. Przygotowujemy plan przejścia, dokumentację procesów i harmonogram migracji danych. Efektem jest struktura, w której HR nie zależy od wiedzy jednej osoby, a ciągłość obsługi jest zabezpieczona umową i poziomami usług.

    Tak. Opisujemy procesy pracownicze w formie procedur operacyjnych: kto, co, kiedy i na jakiej podstawie. Przygotowujemy również dokumenty wymagane przepisami — regulamin pracy, regulamin wynagradzania, politykę pracy zdalnej, procedury dotyczące monitoringu, sygnalistów czy ochrony danych pracowniczych. Dokumenty formalne opracowujemy razem z zespołem doradztwa prawnego, żeby były zgodne z aktualnym stanem prawa i orzecznictwem. Równolegle dbamy o wersję użytkową: krótkie instrukcje i listy kontrolne dla menedżerów oraz bazę wiedzy dla pracowników. Procedura, której nikt nie czyta, nie zmienia sposobu działania organizacji — dlatego zawsze łączymy dokument z procesem i narzędziem.

    Tak. Zmiana modelu obsługi procesów pracowniczych dotyka wszystkich pracowników, dlatego traktujemy komunikację jako część wdrożenia, a nie dodatek. Przygotowujemy plan komunikacji, materiały informacyjne, spotkania z menedżerami i instrukcje dla zespołów. Ustalamy, co zmienia się w codziennej pracy: gdzie zgłaszać sprawy, w jakim czasie otrzymają odpowiedź i kto odpowiada za dany proces. Szkolimy menedżerów, bo to oni najczęściej są pierwszym punktem kontaktu dla pracownika. Monitorujemy adopcję: liczbę zgłoszeń w nowym kanale, czas obsługi i pytania powtarzające się mimo komunikacji. Wsparcie zmiany prowadzimy w oparciu o praktykę zarządzania zmianą Zwyrtek Group.

    Model rozliczenia dobieramy do zakresu. Poziom People Core rozliczamy zwykle w oparciu o liczbę obsługiwanych osób i typów umów. Poziomy People Operations oraz People Insights & Analytics rozliczamy ryczałtem miesięcznym za uzgodniony zakres procesów, raportów i poziomów obsługi. Projekty transformacyjne — automatyzacja, wdrożenia workflow, digitalizacja akt — wyceniamy odrębnie, jako prace projektowe z określonym rezultatem. Zakres, SLA i cena są ustalane po analizie procesów, więc wycena nie opiera się na założeniach. Nie wymagamy przejścia wszystkich poziomów naraz: większość klientów zaczyna od People Core lub People Operations i rozszerza współpracę po okresie stabilizacji.

    Rozważają Państwo przejęcie procesów pracowniczych przez zewnętrzny zespół?

    Bezpłatna 30-minutowa konsultacja. Bez zobowiązań.

    Umów konsultację
    Newsletter

    Aktualności prosto do skrzynki.