Przejdź do treści
    Zwyrtek
    Zwyrtek Group Advisory · Diagnoza organizacji · Gemba Walk · Interim Management

    Diagnoza organizacji i wdrożenie zmian.

    Pomagamy właścicielom i zarządom zrozumieć, gdzie firma traci czas, pieniądze, ludzi i decyzyjność — a następnie przeprowadzamy organizację przez konkretne wdrożenia.

    Nie zaczynamy od gotowej rekomendacji, systemu IT ani raportu. Najpierw rozmawiamy z interesariuszami, badamy perspektywę pracowników, obserwujemy pracę w terenie, podsumowujemy znaleziska i dopiero wtedy wdrażamy zmiany — często w formule interim management.

    0
    Rozmowa z interesariuszami
    1
    Ankieta diagnostyczna
    2
    Gemba Walk
    3
    Podsumowanie i rekomendacje
    4
    Wdrożenie i interim
    Porozmawiajmy o diagnozieZobacz metodykę
    Punkt wyjścia

    Najpierw diagnoza. Dopiero potem rekomendacja.

    W wielu projektach doradczych zbyt szybko przechodzi się do zbierania danych, systemów, warsztatów albo rekomendacji. To błąd. Zanim zadamy jakiekolwiek pytanie pracownikom i zanim ocenimy procesy, musimy zrozumieć, jak właściciel lub zarząd postrzega własną organizację: co uważa za problem, co za sukces, czego się boi i czego oczekuje.

    Dopiero zestawienie tej perspektywy z ankietą pracowniczą i obserwacją pracy w terenie pozwala zobaczyć ślepe plamki: miejsca, których zarząd nie widzi, których organizacja nie nazywa albo których nikt nie chce dotknąć.

    Nie sprzedajemy godzin. Szukamy decyzji.

    Diagnoza nie jest raportem dla raportu. Każde znalezisko powinno prowadzić do konkretnej decyzji: operacyjnej, finansowej, organizacyjnej, prawnej, cyfrowej albo właścicielskiej.

    Metodyka

    Jak pracujemy: od rozmowy do wdrożenia.

    Nasza metodyka łączy perspektywę właściciela, dane od pracowników, obserwację procesów w miejscu ich powstawania oraz wdrożenie rekomendacji. Nie kończymy na prezentacji. Jeżeli trzeba, wchodzimy w organizację jako interim managerowie i pomagamy dowieźć zmianę.

    0

    Rozmowa z interesariuszami

    To punkt kalibracji całego projektu. Zanim zaczniemy audytować organizację, musimy zrozumieć, co właściciel, zarząd albo kluczowi interesariusze uznają za problem, sukces, ryzyko i cel.

    Rozmowa z interesariuszami to pogłębiony wywiad prowadzony przez partnera Zwyrtek Group. Nie jest to prezentacja oferty ani ogólna rozmowa o firmie. To ustrukturyzowana sesja diagnostyczna trwająca zwykle 60–90 minut.

    Cele i ambicje

    Dokąd firma zmierza w perspektywie 3–5 lat, co jest warunkiem osiągnięcia tego celu i co dziś najbardziej blokuje wzrost.

    Bóle i ograniczenia

    Które procesy są największym źródłem frustracji, gdzie decyzje utykają, gdzie firma traci klientów, pieniądze, czas albo ludzi.

    Obawy i ślepe plamki

    Czego właściciel nie chce wiedzieć, czego się boi dowiedzieć, które tematy są w organizacji pomijane, odkładane albo racjonalizowane.

    Co wychodzi z etapu 0
    • hipotezy diagnostyczne
    • lista obszarów do weryfikacji
    • wstępna mapa ryzyk
    • decyzja, czy zaangażowanie ma sens
    • zakres ankiety i obserwacji terenowej
    Etap 0 eliminuje projekty bez sensu

    Jeżeli właściciel nie jest gotowy na decyzje, których wymaga zmiana, lepiej ustalić to na początku niż po kilku tygodniach pracy i kilkudziesięciu stronach raportu.

    1

    Ankieta diagnostyczna

    Ankieta pokazuje, jak organizacja wygląda od środka. Pozwala zebrać dane ilościowe i jakościowe z większej liczby stanowisk, zanim wejdziemy w teren.

    Po rozmowie z interesariuszami wysyłamy krótką ankietę do pracowników — indywidualnie, anonimowo albo imiennie, zależnie od kultury organizacji i celu projektu. Ankieta nie zastępuje Gemba Walk, ale pozwala zobaczyć wzorce, które trudno wychwycić podczas krótkiej wizyty.

    Pytania zamknięte ze skalą

    Dają liczby porównywalne między działami, lokalizacjami i stanowiskami.

    Pytania wyboru z kontekstem

    Pokazują konkretne zachowania: drukowanie dokumentów, źródła priorytetów, korzystanie z ERP, arkuszy Excel, komunikatorów i obejść procesowych.

    Pytania otwarte

    Pozwalają zebrać sygnały, których nie widać w raportach: co najbardziej spowalnia pracę i czego zarząd realnie nie widzi.

    Zasady
    • ankieta powinna zająć maksymalnie 10–15 minut
    • najlepiej wysłać ją z konta właściciela albo dyrektora
    • czas między ankietą a wizytą on-site: 5–7 dni roboczych
    • wyniki omawiamy z właścicielem przed Gemba Walk
    Co wychodzi z etapu 1
    • dane ilościowe
    • mapa nastrojów organizacji
    • powtarzające się tematy z odpowiedzi otwartych
    • pierwsze sygnały o problemach niewidocznych z poziomu zarządu
    • obszary do pogłębienia podczas Gemba Walk
    2

    Gemba Walk

    Gemba Walk to obserwacja pracy w miejscu, w którym naprawdę powstaje wartość: na produkcji, w magazynie, w biurze obsługi, w księgowości, w sprzedaży, w dziale zakupów albo przy obiegu dokumentów.

    Nie audytujemy organizacji wyłącznie z sali konferencyjnej. Obserwujemy, jak praca przebiega naprawdę: kto podejmuje decyzje, gdzie informacja się zatrzymuje, które czynności są dublowane, które systemy są omijane, gdzie papier zastępuje proces, a gdzie ludzie ratują organizację własną pamięcią.

    Decyzje

    Kto faktycznie podejmuje decyzje i gdzie decyzje utykają.

    Role i odpowiedzialności

    Czy rzeczywiste zadania odpowiadają formalnym zakresom obowiązków.

    Standardy pracy

    Czy praca jest opisana, powtarzalna i możliwa do przekazania innej osobie.

    Przepływ informacji

    Jak informacja przechodzi między działami, systemami i ludźmi.

    Systemy i dane

    Czy ERP, CRM, DMS, WMS i arkusze wspierają pracę, czy tworzą równoległą rzeczywistość.

    Zasoby i priorytety

    Czy ludzie mają narzędzia, czas i jasność priorytetów potrzebne do wykonania pracy.

    Analizujemy także osiem kategorii marnotrawstwa Lean: nadprodukcję, oczekiwanie, transport, nadmierne przetwarzanie, zapasy, zbędny ruch, defekty i niewykorzystany potencjał ludzi.

    Typowe znaleziska
    • system istnieje, ale kluczowe decyzje zapadają telefonicznie
    • dokumenty są wprowadzane do ERP, a potem drukowane i obsługiwane na papierze
    • kluczowa wiedza procesowa jest w głowie jednej osoby
    • pracownicy wykonują zadania, których nie ma w żadnym formalnym zakresie
    • raporty zarządcze pokazują dane za późno, żeby można było nimi zarządzać
    Co wychodzi z etapu 2
    • lista obserwacji terenowych
    • mapa marnotrawstw
    • rejestr ryzyk operacyjnych
    • obszary wymagające natychmiastowej decyzji
    • materiał do podsumowania i planu 30/60/90 dni
    3

    Podsumowanie i rekomendacje

    Po rozmowie, ankiecie i Gemba Walk nie tworzymy raportu dla raportu. Celem podsumowania jest przełożenie obserwacji na decyzje właścicielskie i zarządcze.

    Zestawiamy perspektywę interesariuszy, dane z ankiety i obserwacje terenowe. Szukamy nie tylko listy problemów, ale przede wszystkim zależności przyczynowo-skutkowych: które problemy są objawami, a które są źródłem strat.

    Mapa znalezisk

    Najważniejsze obserwacje uszeregowane według wpływu na efektywność, ryzyko i gotowość organizacji do zmiany.

    Priorytety zarządcze

    Lista decyzji, które właściciel lub zarząd musi podjąć, aby zmiana była możliwa.

    Plan 30/60/90 dni

    Konkretny plan działań z podziałem na szybkie usprawnienia, projekty wymagające przygotowania i decyzje strategiczne.

    Największy lewar organizacyjny

    Jedno miejsce, w którym decyzja zarządcza może przynieść największy efekt bez nieproporcjonalnych inwestycji.

    Co wychodzi z etapu 3
    • podsumowanie zarządcze
    • rejestr ryzyk i priorytetów
    • plan 30/60/90 dni
    • rekomendacje wdrożeniowe
    • decyzja o modelu dalszego zaangażowania
    Raport jest tylko nośnikiem decyzji

    Najważniejszy efekt diagnozy to nie dokument. To jasność: co trzeba zrobić, czego nie robić, kto ma podjąć decyzję i co stanie się, jeśli organizacja niczego nie zmieni.

    4

    Wdrożenie i interim management

    W wielu organizacjach problemem nie jest brak rekomendacji, tylko brak osoby, która codziennie dopilnuje standardów, decyzji i tempa wdrożenia. Dlatego diagnoza często przechodzi w etap wdrożenia — także w formule interim management.

    Jeżeli klient potrzebuje wsparcia w realizacji zmian, Zwyrtek Group może prowadzić wdrożenie projektowe, wspierać zarząd w modelu retainerowym albo wejść czasowo w organizację jako interim COO, interim CFO lub lider transformacji.

    Wdrożenie projektowe

    Realizacja konkretnych działań z planu 30/60/90 dni: konfiguracja systemu, napisanie SOP, uruchomienie dashboardu, przygotowanie dokumentów kadrowych, wdrożenie KPI albo uporządkowanie procesu.

    Interim COO

    Operacje, procesy, standardy pracy, egzekucja zmian, codzienne zarządzanie wdrożeniem i eliminowanie marnotrawstw.

    Interim CFO

    Controlling, budżetowanie, cashflow, raportowanie zarządcze, finansowanie, working capital i dyscyplina ekonomiczna.

    Retainer doradczy

    Stałe wsparcie strategiczne i operacyjne właściciela lub zarządu bez konieczności każdorazowego uruchamiania osobnego projektu.

    Zwyrtek Academy

    Transfer wiedzy do organizacji: warsztaty Lean, szkolenia z ERP, przygotowanie kadry kierowniczej do zarządzania zmianą i coaching liderów.

    Co wychodzi z etapu 4
    • wdrożone standardy
    • KPI i dashboardy
    • zaktualizowane role i odpowiedzialności
    • usprawnione procesy
    • lepsze wykorzystanie systemów
    • organizacja mniej zależna od właściciela i pojedynczych pracowników
    Zakres

    Co może być przedmiotem diagnozy.

    Zakres diagnozy zależy od tego, co wyjdzie z Etapu 0 i ankiety. Nie każdy projekt wymaga pełnego audytu wszystkich obszarów. Wybieramy te, które mają największy wpływ na wynik, ryzyko i zdolność organizacji do działania.

    1

    Operacje i procesy

    Jak naprawdę wygląda praca na stanowiskach, gdzie tracony jest czas, gdzie decyzje utykają, gdzie informacja nie dociera na czas i gdzie proces zależy od pamięci pojedynczych osób.

    Follow-up: Mapy procesów, SOP, KPI operacyjne, reorganizacja procesów, Interim COO.
    Zobacz powiązaną usługę
    2

    Role, stanowiska i HR compliance

    Czy faktyczny zakres pracy odpowiada dokumentom, kto podejmuje decyzje, kto ma dostęp do systemów i gdzie powstała szara strefa zadań.

    Follow-up: Karty stanowiskowe, aneksy, matryca kompetencji, regulaminy, przygotowanie do kontroli PIP.
    Zobacz powiązaną usługę
    3

    Systemy IT, ERP, CRM, DMS i Shadow IT

    Czy systemy, za które firma płaci, są realnie używane, czy organizacja nadal działa na papierze, Excelu, telefonach i prywatnych komunikatorach.

    Follow-up: Konfiguracja ERP, DMS/BPM, WMS, CRM, dashboardy BI, integracje, eliminacja Shadow IT.
    Zobacz powiązaną usługę
    4

    Finanse i controlling

    Które produkty, klienci i kanały sprzedaży są rentowne, gdzie firma traci marżę, jak wygląda cashflow, working capital i jakość raportowania zarządczego.

    Follow-up: Controlling zarządczy, dashboard finansowy, rachunek marż, budget vs. actual, Interim CFO.
    Zobacz powiązaną usługę
    5

    KSeF i obieg dokumentów

    Jak wygląda obieg faktur, kto akceptuje dokumenty, gdzie proces opiera się na papierze i czy systemy są gotowe na zmianę modelu pracy z dokumentem.

    Follow-up: Integracja ERP–KSeF, BPM, OCR, rozproszona akceptacja, procedury zero papieru, szkolenia.
    Zobacz powiązaną usługę
    6

    Ryzyka prawne i regulacyjne

    Jakie obowiązki prawne, podatkowe, pracownicze, ESG, CBAM, CSRD, NIS-2 lub KSC 2.0 dotyczą firmy i jaki jest koszt zaniechania.

    Follow-up: Procedury compliance, dokumentacja ESG/CSRD, analiza CBAM, ocena NIS-2/KSC, doradztwo prawne i podatkowe.
    Zobacz powiązaną usługę
    7

    M&A readiness i sukcesja

    Czy firma działa bez właściciela, czy dane nadają się do due diligence, jakie value killers obniżają wartość firmy i co trzeba poprawić przed transakcją albo sukcesją.

    Follow-up: Vendor due diligence, przygotowanie do sprzedaży, sukcesja rodzinna, transakcje M&A, post-merger integration.
    Zobacz powiązaną usługę
    Zasady współpracy

    Czego nigdy nie robimy.

    Nie produkujemy raportów bez odpowiedzialności za ich realizację. Nie rekomendujemy systemów, z których wdrożenia ktoś nam płaci. Nie wchodzimy w projekt, jeśli właściciel nie jest gotowy na konkrety — bo żadna zmiana nie zajdzie bez jego decyzji zarządczych. I nie zostajemy dłużej niż potrzeba. Naszym celem jest zbudowanie organizacji, która działa bez nas.

    Chcesz sprawdzić, gdzie Twoja firma traci czas, pieniądze i decyzyjność?

    Zacznijmy od rozmowy z właścicielem lub zarządem. W ciągu 60–90 minut jesteśmy w stanie ustalić, czy diagnoza organizacji ma sens i które obszary wymagają najpilniejszej uwagi.

    Umów rozmowę diagnostycznąZobacz usługi
    FAQ

    Najczęstsze pytania.

    Materiał ma charakter informacyjny i opisuje metodykę pracy doradczej Zwyrtek Group. Zakres, czas trwania i rezultaty diagnozy zależą od wielkości organizacji, dostępności danych, gotowości zarządu do decyzji oraz specyfiki branży. Strona nie stanowi porady prawnej, podatkowej, finansowej ani organizacyjnej dla konkretnej firmy.

    Newsletter

    Otrzymuj najnowsze aktualności bezpośrednio w skrzynce.