Lean – Klucz do oszczędności i efektywności w obliczu wyzwań gospodarczych

Wyzwania gospodarcze 2022

Widmo spowolnienia gospodarczego, galopująca inflacja, rosnące koszty, hamujące inwestycje, czy też zakłócenia w łańcuchach dostaw to jedynie przykładowe zjawiska, na które wskazują ekonomiści rysując scenariusze na 2022 rok. Niestety na próżno szukać wśród nich tych pozytywnych, szczególnie w obliczu okrutnej wojny na Ukrainie, która spowodowała również niespotykane perturbacje w światowej gospodarce. Wielu przedsiębiorców zaczyna poszukiwać dodatkowych źródeł oszczędności, co w aktualnej sytuacji rynkowej wydaje się być zadaniem niemalże niewykonalnym. Tymczasem od lat dysponujemy narzędziem, które w mojej ocenie ma nadal olbrzymi potencjał i w zasadzie każdej firmie może przynieść niemałe korzyści.

Lean – Potężne narzędzie w Twojej firmie

Przedsiębiorcy i menedżerowie nieustannie poszukują magicznego „blue ocean” poza swoją organizacją, podczas gdy na wyciągnięcie ręki jest narzędzie, które od wielu lat na całym świecie uznawane jest za jeden z najpotężniejszych i najskuteczniejszych sposobów na poprawę funkcjonowania niemalże każdej instytucji. Tym narzędziem jest lean.

Czym jest lean?

Lean nie jest nową koncepcją poszukiwania oszczędności, zapobiegania powstawaniu odpadów i zwiększania wartości dodanej dla klienta. Lean ma swoje korzenie w Japonii i Toyocie, która to inspirując się Henrym Fordem i W. Edwardsem Demingiem w 1950 roku stworzyła swój legendarny system produkcji (TPS – Toyota Production System) i zrewolucjonizowała produkcję samochodów. Dlatego też lean nadal kojarzy się z branżą produkcyjną, a w szczególności motoryzacyjną.

Nie każdy zdaje sobie jednak sprawę, że w ostatnich latach metodyka lean wyszła daleko poza branżę produkcyjną. W języku angielskim słowo „lean” to szczupły, co przekładając na język zarządzania przedsiębiorstwem oznacza, że może mieć zastosowanie również w usługach i funkcjach back office’owych. Co więcej zasady lean wywodzące się z produkcji mają charakter uniwersalny – eliminacja marnotrawstwa (rozumianego jako zużywanie jakichkolwiek zasobów w celach innych niż tworzenie wartości dla ostatecznego klienta) prowadząca do wzrostu efektywności i wydajności pracy przy maksymalnym skoncentrowaniu na wartości dodanej dla klienta.

Pojęcie lean nieodzownie łączy się koncepcją eliminacji odpadów, zarządzania zapasami just-in-time i zaangażowaniu wszystkich pracowników. Lean wspierany jest także przez takie narzędzia jak kaizen (ciągłe doskonalenie), kanban (ciągłe uzupełnianie zapasów), poka-yoke (sprawdzanie błędów), 5S (organizacja miejsca pracy) i VSM (mapowanie strumienia wartości).

Dla kogo jest lean?

Lean nie jest wyłączną własnością lub domeną Toyoty, przemysłu wytwórczego i wielkich międzynarodowych korporacji. Jak pokazują liczne badania i success stories, ostatnie kilkanaście lat to nie tylko dostosowanie technik lean wyłącznie do produkcji, ale także poszukiwanie nowych obszarów ich zastosowania oraz opracowanie zupełnie nowych narzędzi i koncepcji wspierających zarządzanie każdym przedsiębiorstwem.

Szczupłe zarządzanie może mieć zastosowanie w obszarach nieprodukcyjnych, back office’owych, w biurach i administracji, w szczególności w takich obszarach jak procesy projektowe, HR’owe, sprzedażowe, zakupowe, usługowe, związane z przepływem i obsługą dokumentów i informacji. W ostatnich latach wyraźnie zaznacza się także trend standaryzacji pracy na wszystkich szczeblach organizacji. Pandemia COVID-19 przyśpieszyła również digitalizację i robotyzację poszczególnych procesów, nie tylko tych produkcyjnych.

Lean tax & accounting?

Lean może mieć również zastosowanie we wszystkich procesach księgowych i podatkowych. Użycie odpowiednich technik oraz narzędzi informatycznych może zapewnić poprawę produktywności, czasu realizacji, jakości oraz poziomu w procesach księgowych i podatkowych przy równoczesnym utrzymaniu ich zgodności z przepisami.

W dobie wzrastającej digitalizacji raportowania (m.in. JPK, KSeF, MDR, CIT-TP, TP-R) po stronie administracji państwowej i ograniczeniami kadrowymi w działach księgowych i podatkowych po stronie przedsiębiorców implementacja lean staje się już warunkiem niemalże koniecznym.

Korzyści

Rosnąca popularność koncepcji lean wynika z faktu, że koncentruje się na poprawie każdego procesu w organizacji i angażują wszystkie szczeble struktury organizacyjnej.

Główne zalety lean

1. Zmniejszenie kosztów i ograniczenie marnotrawstwa – pracownicy mogą skupić się na tych działaniach, które przynoszą wartość dodaną.
2. Poprawa produktywności i wydajności – pracownicy nie są rozpraszani niejasnymi i zbędnymi zadaniami, a w konsekwencji są bardziej produktywni i wydajni.
3. Mądrzejszy proces (system pull) – praca jest dostarczana tylko wtedy, gdy jest na nią rzeczywiste zapotrzebowanie.
4. Lepsze wykorzystanie zasobów – funkcjonowanie organizacji opiera się na rzeczywistym zapotrzebowaniu, a w konsekwencji wykorzystywane jest tylko tyle zasobów, ile jest potrzebne.
5. Kultura organizacyjna – nowy sposób myślenia to nowa kultura organizacyjna i codzienne doskonalenie i poszukiwanie oszczędności w całej organizacji.
6. Zwiększone morale pracowników – pracownicy podejmują lepsze decyzje.

Jak wdrożyć lean?

Lean może być używany przez każdą firmę w dowolnym miejscu na świecie, jednakże jego pełen potencjał można wykorzystać tylko wtedy, gdy koncepcja ta będzie stosowana we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa. Aby to zrobić, całe organizacja musi zostać przekształcona i dostosowana do koncepcji lean.

Wdrożenie lean w organizacji nie jest jednak procesem ani łatwym, ani szybkim. Wymaga silnego zaangażowania, w szczególności kierownictwa wyższego szczebla. W implementację lean niezbędnym jest zaangażowanie wszystkich pracowników, ponieważ narzucone rozwiązania rzadko są własnością zespołów wykonujących pracę, a w konsekwencji istnieje silny opór przeciwko ich realizacji.

Udaną transformację lean może wspomóc inna koncepcja zarządzania – Change Management oraz przykładowe narzędzie jakim jest słynne 8 kroków Kottera (opublikowanych przez Johna Kottera w książce *Leading Change* i opracowanych na podstawie badań porównujących firmy, które z powodzeniem wdrożyły duże zmiany).